Empregador é toda empresa, individual ou coletiva, que assalaria e dirige a prestação pessoal do serviço. É aquele para o qual é assegurado trabalho alheio, por si remunerado e subordinado. A pessoa física também pode assumir a condição de empregador.

Para os efeitos da obrigatoriedade em conceder o Vale-Transporte a seus empregados, a lei considera como empregadores:

a) aqueles que recebem a prestação de serviços de natureza não eventual, sob sua dependência e mediante o pagamento de salário.

Todos os que possuem empregados cujo contrato de trabalho está subordinado às normas da Consolidação das Leis do Trabalho;

b) os que têm empregados domésticos, assim considerados aqueles que prestam serviços de natureza contínua e de finalidade não lucrativa à pessoa ou família, no âmbito residencial destas;

c) as empresas de trabalho temporário, sendo como tal considerado aquele prestado por pessoa física, para atender à necessidade transitória de substituição do pessoal regular e permanente da empresa ou ao acréscimo extraordinário de serviços;

d) aqueles que admitem empregados a domicílio. O Vale, nesta hipótese, é concedido para os deslocamentos necessários à prestação do trabalho, percepção de salários e os indispensáveis ao desenvolvimento das relações com o empregador;

e) o subempreiteiro e o empreiteiro principal;

f) a associação desportiva que, mediante qualquer remuneração, se utilize dos serviços de atletas profissionais de futebol, na forma definida na Lei nº 6.354, de 02 de setembro de 1976.

g) a União, o Distrito Federal, os Territórios e suas autarquias.

A não concessão do Vale-Transporte sujeita o empregador às sanções fixadas pela Consolidação das Leis do Trabalho ou nas demais legislações a que estiver vinculado, além de dar ensejo a que o empregado, por meio de Reclamação Trabalhista, busque na Justiça do Trabalho, de forma coercitiva, o que lhe for devido a esse título.
É ilegal, mesmo por acordo ou convenção coletiva, a substituição do Vale-Transporte pelo pagamento em dinheiro.